Author: Daniel Otto

Einstellungen für die Datev-Schnittstelle

Hier werden spezielle Grundeinstellungen für die Datev-Schnittstdelle (Version 2018) vorgenommen.

1. Grundeinstellungen

• Beraternummer: Beim Steuerberater erfragen
• Mandantenummer: Beim Steuerberater erfragen
• Dateipfad für die Übernahmedateien: In diesem Pfad werden die übernommenen Daten kopiert
• Wirtschaftsjahr Anfang: Der Standard ist der 01.01. jeden Jahres.
• Sachkontonummernlänge: Der Standard ist ‚4‘. Dann müssen alle Konten 4-Stellig und die Debitorennumer 5-Stellig sein.
  Maximal sind 8 Stellen möglich.

2. Steuerung:

• Markierung aufheben: Standard nicht angehakt: Da die Belege immer nach der Verarbeitung als übernommen markiert werden, können sie nicht noch mal übernommen werden. Angehakt:  Zum Test können die Belege mehrfach übernommen werden. (Vorsicht: In der Fibu werden die Belege dann mehrfach gebucht)
• Protokoll drucken: Es sollte immer ein Protokoll gedruckt werden.
• Zusätzlich die Stammdaten übernehmen: Angehakt: Dann wird eine zusätzliche Datei mit den Stammdaten übergeben. Es werden nur die Stammdaten übernommen, die gebucht werden.
• Ohne Steuerschlüssel buchen: Standard angehakt: Dann müssen alle Konten Automatikkonten sein (Das Konto erkennt dann selbsttändig die passende Umsatzsteuer). Aber trotzdem muss ein Steuerschlüssel bei den Konten eingetragen sein (s.u.).

3. Erlöskontensteuerung:

4. Verrechnungskosnto:

• Verrechnungskonto:
  Das Verrechnungskonto muss ein Automatikkonto sein.
  Es sollte immer eingetragen sein.
  Ein Verrechnungskonto ist notwendig, wenn pro Beleg mehrere Erlöskonten angesprochen werden oder Zahlungen pro Tag verdichtet werden sollen

5. Kostenstelle:

• Feste Kostenstelle:
  Es kann zurzeit nur eine Kostenstelle für alle Buchungen in die Schnittstelle übergeben werden.

6. Standarderlöskonten

• Erlöskonten: In dieser Tabelle werden die Standarderlöskonten und die Konten für Fracht und Verpackung pro Umsatzsteuer eingetragen.
  Hier  sollte der Steuerschlüssel (der Datev) eingetragen werden, ggf. Rücksprache mit Steuerberater halten.
  Die Standard-Steuerschlüssel der Datev sind ( Umsatzsteuer Stand 2018)
  • 1 = Umsatzsteuerfrei (mit Vorsteuerabzug)
  • 2 =Umsatzsteuer 7 {f0ca4c071426c0a9064b157aa74ac9a64beb7cce553f73234c25788f70fd90a0}
  • 3 =Umsatzsteuer19{f0ca4c071426c0a9064b157aa74ac9a64beb7cce553f73234c25788f70fd90a0}
  • 4=gesperrt
  • 6 =Umsatzsteuer 16 {f0ca4c071426c0a9064b157aa74ac9a64beb7cce553f73234c25788f70fd90a0}

7. Spezial: ACHTUNG ! NUR in Rücksprache mit dem edv-ring einstellen

• Konten aus dem Geschäftsbereich nehmen.
• Kostenstelle aus dem Geschäftsbereich mitbuchen.
• Konditionsschlüssel schreiben. Es kann bei den Zahlungsbedingungen ein Konditionsschlüssel für die Zahlung mitgegeben werden. .
• Kunde ohne Debitorennr bei bezahlter Rechnung auf Zahlung buchen: Die Zahlungskonten müssen eingetragen sein. Dann wird anstelle der Debitorennummer das Zahlungskonto (Bar,Scheck,Bank usw.) genommen.

8. Zahlungen

• Zahlungen:
  • Zahlungen buchen: Wenn angehakt, dann müssen auch die Zahlungskonten eingetragen sein. Wenn nicht angehakt, dann werden alle Zahlungen ignoriert, auch die sofortigen Barzahlungen mit der Rechnung.
  • Zahlungen pro Tag verdichten: Dann werden die vorhandenen Zahlungen pro Tag auf die Zahlungskonten summiert und dann eine Buchung ausgelöst. Hierbei ist ein Verrechnungskonto notwendig.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Allgemeine Einstellungen für das Modul Fibu-Übernahme

Auf dieser Seite müssen zunächst einige Grundeinstellungen vorgenommen werden. Die Einstellungen sind
für die Funktionsweise des Moduls entscheident! Deshalb beachten Sie bitte folgende Punkte:

• FIBU-Typ:
  Hier wählen Sie das Schnittstellenprotokoll  aus, das Ihre Finanzbuchhaltung importieren kann , z.B. Datev.
• Prtokolldrucker einstellen:
  Das Modul erstellt bei bei der Bereitstellung der Daten ein Protokoll. Hier können Sie den Vorschlag
  für den Standarddrucker auswählen
• Debitoren Konto-Nr.:
  Hier wird festgelegt, wie die die Debitorennummer vom Programm ermittelt wird.
  Es gibt 3 Optionen:
  • 1. Die Eigene Kundennummer (Feld Kundennummer im Kundenstamm) auch als  Debitorennummer verwenden in der Übergabedatei .
    Dann muss die eigene Kundennummer aber auch dem  Standard entsprechen z.B. nummerisch  5 Stellen,  Bereich von  10.000 – 69999
  • 2. Es wird nicht die eigene Kundennummer verwendet,  sondern nur die Debitorennr aus dem Feld – DebitorenNr. im Kundenstamm.
    Sie müssen ggf. das Feld – DebitorenNr – über die Funktion Anzeigeeinstellungen in die Eingabemaske Kundenliste einblenden.
    Beachten Sie bei dieser Einstellung folgendes: Wenn im Feld – DebitoreNr. –   kein Wert eingetragen  ist,  wird ein Fehler im Übergabeprotokoll ausgegeben, insofern der Kunde eine Rechnung erhalten hat.
  • 3. Hier eine Mischform. Die Debitorennummer wird als erste Präferenz aus dem Feld  – DebitorenNr. –  genommen ( wie in Punkt 2).
    Wenn jedoch dieses Feld leer ist,  wird kein Fehler ausgegeben, sondern die eigene Kundennummer als Debitorennummer verwendet.
    Diese Option ist dann sinnvoll, wenn bereits viele eigene Kundennummern haben, die dem Fibu Standard entsprechen, jedoch einige nicht.
    Bei diesen Kunden verwendet man das dann das  Feld – DebitorenNr. -.
• Filiale:
  Standard ist – Alle -, d.h. Sie führen die Datenbereitstellung nur für den Hauptbetrieb durch.  Das ist der häufigste Fall.
  Falls Sie Rechnungen pro Filiale bereitstellen möchten, wählen Sie die eingetragene Filiale hier aus.  Alle Einstellungen beziehen
  sich jetzt auf diese Filiale.  Im Standard werden die Konten (Erlös- und Zahlungskonten)  aus der Einstellung der Schnittstelle,
  z.B. Datev genommen. Sie können aber auch Konten für die jeweilige Filiale verwenden. Dann markieren Sie die  Option.
  Beachten Sie, dass Sie bei mehreren Filialen zunächst die Einstellungen für eine Filiale vornehmen und dann speichern.
  Für weitere Filialen rufen Sie diesen Menüpunkt erneut auf und wählen dann die nächste Filiale aus. Dann sSpeichern Sie
  erneut die Einstellungen für diese Filiale ab.
  –  Konten aus den eingestellten Filialen nehmen – Die Einstellungen der Konten finden Sie im “alten” Modul Einstellung Allgemein,
  Reiter Firma Menüpunkt Filialen .
• Konten aus den Artikelstammdaten nehmen‘:
  Angehakt: Dann versucht das Programm das Konto aus den Erlöskonto des Artikels zu nehmen. Ist das Konto leer, dann wird das Standarderlöskonto genommen.
• Einstellung der Umsatzsteursätze
  Wo zu finden: BLUOffice – Einstellungen /Allgemein/ Firma
  Zuordnung der Umsatzsteuer:  und Speichern
  Den UStTyp:
  Ermäßigt, Allgemein, Landwirtschaftlich
  dem Prozentsatz der zutreffenden Umsatzsteuer zuordnen.
  (Beispiel: Die Konten für Ermäßigt sind dann mit der UstKennziffer = 1 verbunden.)

 

 

 

Übernahme von Rechnungen, Gutschriften und Zahlungseingängen  in die Finanzbuchhaltung

Was leistet das Modul ? 

• Mit diesem Modul haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen. Gutschriften und Zahlungseingänge, die über BLUFakt erstellt wurden,
  in eine Übergabedatei zu exportieren. Diese Datei kann dann in Ihre Finanzbuchhaltung  importiert werden und so den Buchnungsaufwand
  deutlich reduzieren. In Abhängigkeit von Ihrer Finanzbuchhaltung benötigen Sie aber ein spezielles Format für den Import. Das Modul unterstützt
  im Januar 2018 nur das neuste Datev-Format .

Welche allgemeinen Funktionen und Festlegungen gibt es?

• Das Modul  Übernahme muss vom edv-ring freigeschaltet werden.
• Im Protokoll werden die Stornos im Zeitraum mit aufgeführt, aber nicht gebucht. (Vorgabe des Finanzamts)
• Das Protokoll ist nach den Belegnummern sortiert. (Vorgabe des Finanzamts)
• Der Übergabezeitraum der Belege kann mximal einen Kalendermonat  umfassen. Kleinere Zeiträume innerhalb
  eines Monats, z.B.  wöchentlich ist aber auch möglich
• Das Modul sieht auch eine getrennte Übernehme je Filiale vor
• Die Buchnungsübernahme kann gesteuert werden mit den Optionen:
  1. Rechnungen und  Zahlungseingänge  buchen
  2. Alle Vorgänge  als offene Rechnungen / Gutschriften buchen ohne Zahlungseingang. Bezahlte Rechnungen werden dann auch
  als offen gebucht.
• Die vom Modul exportierten Daten werden in dem eingestellen Ordner abgelegt.  Dabei entstehen Dateien mit
  folgenden Bezeichnungen:
  • Die Datei EXTF_AGR*.csv enthält die laufenden Buchungen.
  • Die Datei EXTF_Debitoren*.csv enthält die Kundenstammdaten
• Zusätzlich existiert noch das Sicherungsverzeichnis ‚SicherungFibuData‘ im aktuellen Arbeitsverzeichnis (edvbrg). Hier gibt es zusätzlich noch eine Protokoll*.txt. diese wird nur für Kontrollzwecke benötigt.

Wie wird das Modul eingerichtet für die erste Anwendung ?

• Für die Einrichtung des Moduls müssen wichtige Grundeinstellungen vorgenommen werden. Eine Beschreibung finden
  Sie unter folgenden Punkten:
  • Allgemeine Einstellungen  … mehr 
  • Einstellungen für die Datev- Schnittstelle  … mehr